privacyverklaring

Koninklijke Stadsfanfaren Izegem (VZW Patrimonium Koninklijke Muziekmaatschappij Stadsfanfaren Izegem en Feitelijke vereniging Koninklijke Stadsfanfaren Izegem) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we u informeren over de gegevens die we verzamelen en wat wij ermee doen. De verzameling en de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de nieuwe privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de media ook GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd en van kracht sinds 25 mei 2018.

Als Koninklijke Stadsfanfaren Izegem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Zetel van Koninklijke Stadsfanfaren Izegem

Nieuwstraat 22

8870 Izegem

Secretariaat van Koninklijke Stadsfanfaren Izegem

Dam 38

8870 Izegem

Mailadres: info@ksfi.be

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Koninklijke Stadsfanfaren Izegem verwerkt de persoonsgegevens van

  • de leden van de vereniging
  • de ereleden van de vereniging
  • de sponsors van de vereniging

A. Leden van de vereniging

A.1. Welke gegevens verzamelen wij en voor welk doel?

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke Stadsfanfaren Izegem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Wij zijn verplicht een ledenregister bij te houden (contractuele basis).
  • Wij wensen onze leden regelmatig te informeren over onze planning, activiteiten en werking. We doen dit door het versturen van uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Wij wensen op een vlotte en efficiënte manier te communiceren met onze leden, vrijwilligers en muzikanten om onze werking te verzekeren en praktisch te organiseren (gerechtvaardigd belang).
  • Wij wensen via diverse publicaties en sociale media een beeld te geven van onze vereniging en publiciteit te maken voor onze concerten en andere activiteiten. Tevens willen we nieuwe leden en muzikanten aantrekken (gerechtvaardigd belang).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en bewaren:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
  • Gegevens i.v.m. onze werking: instrument(en).

Het ledenregister van Koninklijke Stadsfanfaren Izegem dat al de leden vermeldt, wordt op Excel bewaard. Deze ledenlijst is ter inzage van de leden.

Foto’s, video’s en geluidsopnames: tijdens onze concerten en activiteiten worden foto’s, video’s en geluidsopnames gemaakt. Foto’s worden gebruikt in gedrukte en digitale media zoals: folders, affiches, website, facebookpagina, … (niet limitatieve lijst). Leden en muzikanten aanvaarden dat foto’s, video’s en geluidsopnames van concerten worden genomen en gebruikt. Leden, vrijwilligers en muzikanten kunnen verzoeken om geen foto’s, video’s en geluidsopnames van andere activiteiten dan concerten of muzikale optredens waarop ze herkenbaar zijn te gebruiken voor publicaties. Koninklijke Stadsfanfaren Izegem zal dit verzoek dan respecteren. Foto’s, video’s en geluidsopnames genomen tijdens andere activiteiten dan een concert of muzikaal optreden zullen eerst ter goedkeuring voorgelegd worden aan de betrokken leden, vrijwilligers of muzikanten alvorens deze te publiceren.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

A.2. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting).
  • De website www.ksfi.be van de Koninklijke Stadsfanfaren Izegem maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverzameling via Google Analytics.
  • Koninklijke Stadsfanfaren Izegem is lid van VLAMO en doet ook op VLAMO beroep voor het afsluiten van de verzekeringspolissen. De leden, vrijwilligers en muzikanten worden met hun persoonsgegevens ingeschreven op de ledenlijst van Koninklijke Stadsfanfaren Izegem bij VLAMO. VLAMO vzw voldoet aan de GDPR regelgeving: https://www.vlamo.be/privacy.
  • De gegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (wet op de vzw’s).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

B. Sponsors en ereleden van de vereniging

B.1. Welke gegevens verzamelen wij en voor welk doel?

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke Stadsfanfaren Izegem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • We werven ereleden en sponsors via directe communicatie (via e-mail of per brief)  (onderlinge toestemming).
  • Wij wensen onze trouwe ereleden en sponsors  op de hoogte te houden van onze activiteiten en concerten via directe communicatie (via e-mail of per brief)  (onderlinge toestemming).
  • We geven de mogelijkheid om in te schrijven voor onze activiteiten via e-mail  of per brief (onderlinge toestemming).
  • We verkopen tickets voor onze concerten via onze website, e-mail of een digitaal platform of per brief (onderlinge toestemming).

Voor de bovenstaande doelstellingen vragen wij de volgende persoonsgegevens van u: naam, voornaam, adres, btw-nummer, e-mailadres.

Foto’s, video’s: tijdens concerten en andere activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt. Het gebeurt dat ook personen uit het publiek hierop herkenbaar staan.

B.2. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving (email, website). Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Koninklijke Stadsfanfaren Izegem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Gegevens worden op een minimum aantal locaties bewaard, en toegang wordt enkel indien noodzakelijk verstrekt tot de specifieke gegevens noodzakelijk.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Koninklijke Stadsfanfaren Izegem kan zijn privacy statement wijzigen op deze locatie op de website. De laatste wijziging gebeurde op 24 juli 2018.